Facilitaire Dienst

De smeerolie van het ziekenhuis

De Facilitaire Dienst is “de smeerolie” van het ziekenhuis. De medewerkers van Facilitaire Dienst zorgen er 24 uur per dag / 7 dagen per week voor dat het ziekenhuis geruisloos kan draaien.

Hierbij geven de programma’s vanuit het manifest ons de kaders en wordt er hard gewerkt aan efficiency, kwaliteit en gastvrijheid. We willen dan ook zorgen dat de interne klanten zorgeloos kunnen werken in een veilige omgeving (#happypeople) en dat onze patiënten en bezoekers als gasten ontvangen worden (#happyguests). Ook in 2023 is er hard gewerkt om aan onze opdracht te voldoen en te blijven verbeteren. Enkele voorbeelden hier van staan hieronder per discipline beschreven. Daarnaast is er veel energie en inspanning geleverd aan het proces voor de nieuwbouw van de Hotfloor. Dit heeft veel gevraagd van de teams en zal ook de komende jaren veel vragen.

Medische apparatuur en
instrumentele zaken (MIZ)

In 2023 heeft MIZ het afgelopen jaar naast reparatie en onderhoud aan alle medische apparatuur zich bezig gehouden met de inrichting van met name medische apparatuur in de ‘hotfloor’.

Voorbereiden werkzaamheden zijn getroffen waaronder de interne verhuizingen de benodigd waren om de aanbouw aan het bestaande gebouw mogelijk te maken.

Dit jaar stond vooral in het teken van samenwerken. Twee wekelijks overleg met de benodigde stakeholders om tot afspraken en een goede planning te komen.

Daarnaast zijn de collega’s bezig geweest in werkgroepen om met de gebruikers te komen tot een juiste inrichting van o.a. de patiënten bewakingsmonitoren.

Project Flexibele scopen

Dit jaar is een gezamenlijk project geweest in samenwerking met de klinisch fysicus, afdeling Inkoop en met de afdelingen MDL, KNO, Urologie, OK en Longgeneeskunde voor het vervangen van flexibele scopen.

Alle scopen in het huis zijn geïnventariseerd en geanalyseerd op basis van gebruik en tellerstanden per individuele scoop. Aan de hand daarvan is een Scopenplan 2023 – 2032 vastgesteld.

Hierbij is voor zover mogelijk ook rekening gehouden met innovaties. In het eerste kwartaal van 2024 zullen de eerste nieuwe scopen in gebruik worden genomen.

Schoonmaak

In 2023 is het RKZ een hernieuwde samenwerking aangegaan met Hago Zorg. We hebben grote stappen gezet in kwaliteit en de gebruikersbeleving daarvan. In het afgelopen jaar zijn alle VSR (kwaliteitsmetingen) met een voldoende afgerond.

Eind 2023 zijn we ook een project gestart om eind desinfectie nog efficiënter en kwalitatief beter te gaan uitvoeren, hiervoor maken gebruik van SAM een UV-C schoonmaakrobot.

Gebouw en installaties

In 2023 is er volop ingezet op de projecten “Hotfloor” en “Centrale installaties”. Bij het realiseren van deze projecten is veel inzet gevraagd om het bestaande ziekenhuis werkbaar te houden en te blijven voorzien van energie, verwarming en koeling.

Helaas hadden we ook te kampen met een aantal grote verstoringen:

Uitval Noodstroomaggregaat in januari. De hele revisie en het oplossen van de problemen heeft geduurd tot augustus. In de tussentijd was het ziekenhuis voorzien van een gehuurde noodstroom aggregaat.
Koelmachine(uit 1999) is uitgevallen en hersteld.
De onthardingsinstallatie raakte defect en is vervangen.

De volgende projecten hebben in 2023 plaatsgevonden:

Vernieuwen verlichting (TL eruit > LED er in) Naast verduurzaming levert dit ook een beter werkklimaat op.
Opknappen en verduurzamen luchtbehandeling> Zowel de kast zelf is opgeknapt alsmede ook voorzien van nieuwe ventilatie met direct aangedreven ventilatoren waardoor een energiebesparing wordt gerealiseerd.
De nieuwe hoofdverdeler is voorzien van energiemeters.
Het gebouw beheer systeem is voorzien van nieuwe Priva regelkasten.
De MRI is voorzien van een eigen koelmachine waardoor deze beter is beschermt.
Vervangen deel dakbedekking verdiepingen 7+8.
De centrale distributie pompen van gekoeld water zijn gereviseerd.
Bouwdeel 1 is voorzien van een nieuwe koelmachine.

Met de uitdagingen van het oude pand, het voorbereiden op het veilig in gebruik nemen van de hotfloor en om te zorgen voor een toekomstbestendige organisatie is er eind 2023 gewerkt aan een vernieuwde Vastgoed organisatie waarin zowel Projecten (waaronder bouw), Beheer en Onderhoud & Instandhouding integraal ondergebracht worden en samenwerken. Dit zal per 1 januari 2024 een feit zijn.

Agressie en diefstal 2023

Het aantal agressie-incidenten is door de jaren heen flink gestegen maar lijkt sinds 2020 stabiel. Dit is zichtbaar in de cijfers van het aantal meldingen (zie de tabel).

De meldingsbereidheid bij medewerkers is al jaren groot door de serieuze aanpak van agressie en de promotie van dit soort meldingen. Maar uiteraard worden lang niet alle agressie-incidenten gemeld. Voor dit jaar (2023) is de voorspelling uitgekomen dat we op soortgelijke cijfers uitkomen als 2022. Het totaal aantal agressiemeldingen was afgelopen jaar 178 en overige meldingen (zoals verdachte bezoekers en insluipers) komt op 69.

De inzet van ons eigen interventieteam is door de jaren heen min of meer stabiel. Het interventieteam bestaat uit 23 medewerkers van verschillende afdelingen die in teamverband optreden bij agressie-incidenten en getraind zijn in de-escalatie. De inzet van geüniformeerde beveiligers, aanwezig in de avonden/nachten en weekends, is gestegen naar 102. We zijn in 2023 over gegaan naar en nieuwe beveiligingspartner en zijn hier ondertussen aan gewend, men weet ze te vinden.

Doordat onze medewerkers in de coronajaren meer te maken kregen met heftige incidenten, hebben we toen meer gele kaarten moeten uitgeven. Dit aantal lijkt sinds 2022 af te nemen en is ook in 2023 gedaald. Het aantal rode kaarten (toegangsverbod) is tevens gedaald tot 4 stuks. De inzet van politie bleef ongeveer gelijk.

De meeste agressie komt voort uit pogingen om met agressie iets voor elkaar te krijgen, wij noemen dit instrumentele agressie (agressie gebruiken als ‘instrument’ om je gelijk te halen). Een deel komt voort uit ziekte gerelateerd gedrag en een deel komt voort uit pure emotie (wat wij emotionele agressie noemen). Agressie gebruiken om je zin te krijgen zie ik, als hoofd beveiliging, als een steeds groter wordend maatschappelijk probleem. Dit soort agressie loont, want de agressor krijgt voor elkaar wat hij/zij wil. Toegeven is immers de makkelijkste weg maar leidt vervolgens weer tot meer agressie en daarmee in vrijwel alle ziekenhuizen tot hogere agressiecijfers.

Naast ondersteuning uit de genoemde teams zet het RKZ breder in om agressie (preventief) tegen te gaan. Het gaat dan o.a. om: interne noodnummers en stil alarm voor snelle ondersteuning, de aanwezigheid van beveiligingscamera’s en toegangscontrole, het aanbieden van trainingen & e-learnings ‘omgaan met agressie’ voor alle medewerkers, een nauwe samenwerking met de politie, duidelijke communicatie van huisregels in het gebouw, opvang en ondersteuning van collega’s (via de afdeling beveiliging, afdelingsleiders en een team voor collegiale opvang medewerkers (COME team)).

Het aantal diefstallen dat is gemeld in 2023 is ten opzicht van 2022 gestegen van 24 naar 36. Er zit mede door de nieuw- en verbouw een stijgende lijn in het aantal diefstallen. Nieuw- en verbouw leidt tot meer onrust en ‘chaos’ in ons ziekenhuis en dat leidt doorgaans tot meer diefstallen, omdat dieven gebruik maken van de situatie en van de aanwezigheid van onbeheerde spullen zoals gereedschap. Ook de verhuizing van de fietsenstallingen hebben het cijfer doen stijgen. Fietsendiefstal komt regelmatig voor omdat de locaties minder beheersbaar zijn, ondanks camera’s en toegangscontrole. Tot slot is onze winkel in het atrium aantrekkelijk voor diefstal omdat er weinig zicht op is.

*Overige meldingen: insluiping, verdachte personen enzovoort

Duurzaamheid

Ook afgelopen jaar is milieu een onderwerp geweest binnen het RKZ. Het niveau Zilver van de Milieuthermometer is geprolongeerd.

Er is een nieuw meerjarenplan Duurzaamheid met hierin verschillende doelen voor 2024-2027, waaronder het verminderen van de CO₂ uitstoot met 25% in 2027 (t.o.v. 2022 door minder gas en elektraverbruik en het doel om duurzaamheid onderdeel uit te laten maken van het ziekenhuisbrede beleid en alle zorgprocessen.

Het Kernteam Duurzaamheid heeft nu 9 leden uit de zorg en infectiepreventie en heeft als hoofddoelen gekozen: duurzame bewustwording en een greenteam op iedere afdeling.

Concreet zijn we bezig geweest met het verminderen van swill (afval welke bestaat uit etensresten), duurzamer eten en drinken, het uitbreiden van het scheiden van PMD (plastic, metaal en drankkartons) op steeds meer afdelingen, het verder vervangen van normale verlichting naar LED en het plaatsen van bewegingssensoren.

Tevens is er een vervoersrapportage (hoe komt men naar het werk en waarom) opgesteld en zijn we aan het onderzoeken hoe we de uitkomsten kunnen vertalen naar de praktijk.

→ meerjarenplan Duurzaamheid

Hospitality

In 2023 hebben we verschillende grote projecten afgerond, allen dragen ze bij aan de kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen die we gesteld hebben voor zowel onze patiënten, medewerkers als bezoeker. Het RKZ is een Gezond 2025 ziekenhuis, wij streven ernaar om de doelstellingen die benoemd zijn in het nationaal preventieakkoord versneld te behalen, voor 2025.

Goede Zorg Proef je

Het doel van het project ‘Goede Zorg Proef je’ is om meer aandacht te creëren voor gezonde voeding in ziekenhuizen en andere zorginstellingen. Het uitgangspunt hierbij is dat goede voeding onderdeel is van goede zorg en helpt bij het herstel van patiënten en een gezonde leefstijl voor zowel bezoekers als medewerkers. Hiervoor hebben we een meerjarenplanning gemaakt:

Fase 1 is afgerond, continue verbeteren van de menu’s, presentatie & voedingswaarde gezamenlijk met diëtetiek, keuken en groep eten en drinken. Fase 1b is op dit moment nog niet afgerond, wel hebben we voornemens om per Gezond 2025, af te ronden voor 2025.

Fase 2 is volledig afgerond, gigantische stap voorwaarts dat we van handgeschreven foutgevoelige overdrachtsformulieren zijn opgestapt op het digitaal borgen in HIX van patiënt keuzes en hierdoor betere patiënt veiligheid kunnen garanderen.

Fase 3 is afgerond, standaard serveerden we 3 maaltijd momenten; ontbijt, lunch & diner. Deze hebben we uitgebreid naar 5 op dit moment, een ochtend tussendoortje en een middag tussendoortje is toegevoegd, je moet denken aan een smoothie of volkoren koekje in de ochtend en een quiche of hartige muffin in de middag. Extra gelukmomentjes zodat onze patiënten even vergeten dat ze patiënt zijn.

Fase 4 is afrondend, broodserveerwagen inclusief een koffiezet apparaat in aangeschaft. We zijn in afwachting van levering. Hiermee kunnen we onze patiënten een betere ervaring bieden voor meerdere maaltijd momenten per dag.

Als laatste per 01-01-2024 is de groep zorgassistenten van decentrale aansturing overgenomen door centrale aansturing onder de vlag hospitality via een eigen teamleider. Dit heeft als voordeel dat we nog gastvrijer kunnen werken voor onze patiënten.

Logistiek

Naast het reguliere werk in 2023, is door team Magazijn hard gewerkt aan samenvoegingen van magazijnen, in het kader van het schuifplan. Daarnaast is in het najaar gewerkt aan voorbereidingen voor de nieuwbouw en is een investeringsaanvraag goedgekeurd om nieuwe hardware aan te kunnen schaffen.

Deze nieuwe hardware zorgt vanaf Q2 2024 in algemene zin voor efficiëntere processen in en om het magazijn. Een mooie verbetering die verder in 2023 heeft plaatsgevonden, is dat LAB een scanafdeling is geworden, die zelf wekelijks de scanactiviteiten uitvoert. Deze ontwikkeling zorgt voor meerdere uren tijdswinst per week. Overigens, in de nieuwebouw zal Radiologie ook zelf haar voorraden gaan scannen en zal het spoedplein de mogelijkheid krijgen om haar koopartikelen zelf te scannen. Pure tijdswinst tov huidige situatie!

Op 1 februari 2023 startte de logistieke dienstverlening met nieuwe dienstkleding en met een nieuwe KUA-KIA. Waar de kleding over het algemeen direct goed geadopteerd werd, hebben de nieuwe machines wat tijd nodig gehad om de juiste afstellingen te vinden. Zowel voor de klant als voor team Interne Dienst is deze periode op momenten zwaar geweest.

Maar de juiste afstellingen werden gevonden en in de loop van 2023 werd het proces rondom kledinguitgifte grotendeels storingsvrij. En kunnen we efficiënter werken dan voorafgaand, vooral vanwege het automatisch inhangen van de dienstkleding. Eind Q1 van 2024 vertrekken twee collega’s uit de linnenkamer (pensioen en zwangerschap), dus nieuwe collega’s zijn geworven en completeren team Interne Dienst.

ARTA, een app voor digitalisering van logistieke verzoeken is geïntroduceerd bij team Transport. De medewerkers van het team gebruiken de smartphone met app iedere dag. Verwerking van data die uit de applicatie komen, en het nemen van beslissingen op basis van die data, is een onderwerp om in 2024 verder uit te rollen. Daarnaast wordt ARTA verder uitgerold bij OK-stromen en om bepaalde afvalstromen vraaggestuurd te kunnen gaan verwerken.