VOORWOORD

In 2023 is het Rode Kruis Ziekenhuis verder gegaan met het gelijktijdig optimaliseren en innoveren van de patiëntenzorg, het verhogen van de efficiency in de zorgorganisatie en het verbeteren van zorgvoorzieningen. Het eerder ingezette Productieherstelteam was daar een goed voorbeeld van.

Daarnaast is in 2023 het nieuwe financieringsarrangement definitief geformaliseerd hetgeen een solide basis biedt voor de exploitatie op termijn maar ook voor de aanloop naar verdere renovatie.

Het afgelopen jaar heeft verder vooral in het teken gestaan van de bouw van de nieuwe Hotfloor. Nadat in 2022 de vergunning afkwam kon in januari het startsein worden gegeven. Daarnaast was er de voortgang met betrekking tot de nieuwe opzet van de Spoed Eisende Medische Dienst.

Na een groot aantal jaren lid te zijn geweest van de Raad van Commissarissen vertrok Robert Kreis in augustus 2023. Hij is opgevolgd door Melvin Mac Gillavry.

De Raad van Commissarissen,

Ferd Grapperhaus
Saskia Baas
Mark de Jong
Melvin Mac Gillavry
Susanne Stolte

Na een brede consultatie heeft de Algemene Vergadering besloten om Mark Wouters per 1 augustus 2023 te benoemen als lid Raad van Bestuur. De Raad van Commissarissen en Raad van Bestuur hebben bij de opvolging van Hugo Keuzenkamp, de voorkeur willen geven aan een interne kandidaat met voldoende kennis van het ziekenhuis, die volledig op de hoogte is van al hetgeen er rondom bouw en financiën speelt / heeft gespeeld, die krachtig aanstuurt op momenten dat dit nodig is en past binnen de (besturing-)cultuur van het ziekenhuis. Door de omstandigheid van de beschikbaarheid van een interne kandidaat is ad hoc een afwijkend proces gevolgd. Voor de periode van 1 mei 2023 tot en met 31 juli 2023 was Mark Wouters waarnemend lid Raad van Bestuur.

Bestuursmodel en medezeggenschap

De taak en werkwijze van de Raad van Bestuur ligt vast in de Statuten en in het Bestuursreglement. De documenten sluiten aan op de Governancecode Zorg 2022 en regelen onder andere de wijze van besluitvorming, het voorkomen van belangenverstrengeling en de samenwerking met de Raad van Commissarissen en Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Het Rode Kruis Ziekenhuis onderschrijft volledig het belang van een goede Corporate Governance, gebruikt de Governancecode Zorg 2022 en Toezicht op goed Bestuur daarbij als leidraad en past de zeven basisprincipes van de Governancecode Zorg 2022 toe. De Bestuurssecretaris zorgde voor een uitstekende ondersteuning van de Raad van Bestuur en voor een zorgvuldige en transparante besluitvorming.

Het Rode Kruis Ziekenhuis kent een tweehoofdige statutaire Raad van Bestuur, waarvan een de voorzittersrol vervult en heeft een gezamenlijke eindverantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering. De arbeidsvoorwaarden van de bestuurders (de regeling en de inkomenshoogte conform de WNT) zijn opgenomen in de jaarverantwoording. Er is een beleid opgesteld voor de vergoeding van onkosten aan de Raad van Bestuur en het aannemen van geschenken / uitnodigingen door de Raad van Bestuur. Jaarlijks wordt een overzicht van de onkostendeclaraties samengesteld. De leden van de Raad van Bestuur hebben vanuit eventuele (neven)functies geen (schijn van) belangenverstrengeling.

Onkostendeclaraties
Vaste onkostenvergoeding                € 0
Binnenlandse reiskosten                   € 0
Buitenlandse reiskosten                    € 776
Opleidingskosten                                € 58.080
Representatiekosten                          € 0
Overige kosten                                    € 2.649

Eind 2022 is door alle betrokken partijen het Bestuurlijk Convenant ondertekend. Doel hiervan is dat de Medische Staf deelneemt aan het bestuur van het ziekenhuis, door middel van twee Co-Bestuurders. Dit Co-Bestuur brengt kennis in van het medische beroep en het primaire proces. Ook vervult het een belangrijke rol bij het verwerven van draagvlak binnen de Medische Staf voor het ziekenhuisbeleid. In gezamenlijkheid wordt invulling gegeven aan de wettelijke en statutaire verantwoordelijkheid en in het bijzonder aan de kwaliteit en veiligheid van de patiëntenzorg. Het Co-Bestuur bestaat uit de voorzitter en de vicevoorzitter van het Bestuur Vereniging Medische Staf, zijnde Paul Nagel en Nadine Vieleers.

De Raad van Bestuur bespreekt minimaal een keer per jaar zijn eigen functioneren en de onderlinge verhoudingen met de Raad van Commissarissen en stelt zijn werkwijze op grond daarvan bij. Tevens heeft de Raad van Bestuur een keer per jaar een functioneringsgesprek met de Raad van Commissarissen, zowel individueel als met elkaar en hiervan worden verslagen gemaakt. Een evaluatie van het functioneren van het bestuur heeft plaatsgevonden in- en buiten de aanwezigheid van de Raad van Bestuur. De Raad van Commissarissen heeft geconcludeerd dat de Raad van Bestuur heeft voldaan aan de vooraf gestelde criteria die met name gericht waren op:

• de nieuwbouw van de Hotfloor en bijbehorende financiering
• het opstellen van een strategisch meerjaren beleid

Voor de besluitvorming wordt zeer frequent de medezeggenschap van patiënten en families (Cliëntenraad), specialisten (Medische Staf), medewerkers (Ondernemingsraad), en verpleegkundigen (Verpleegkundige Advies Raad) geraadpleegd en wordt verantwoording afgelegd aan de Raad van Commissarissen en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders.

Daarnaast onderhoudt de Raad van Bestuur intensieve relaties met (zorg)verzekeraars, huisartsen, andere zorginstanties, omliggende gemeenten, de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, de Nederlandse Zorgautoriteit en banken.

Fraude en non-compliance

De Raad van Bestuur is zich bewust van het inherente risico van fraude dat zij, zowel intern als extern, loopt bij het uitvoeren van haar dienstverlening. In 2024 is gestart met het opstellen van een frauderisicoanalyse.

Onze (financiële) processen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheiding en een adequate procuratieregeling. In deze regeling is opgenomen wie, waarvoor en tot welke bedragen externe verplichtingen mogen worden aangegaan. Hiermee voorkomen we dat een persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en toegang heeft tot activa. Daarnaast beschikt het RKZ over een klokkenluiderregeling, fraudebeleid en een gedragscode waarin o.a. de omgang met leveranciers is belegd. De strategisch inkopers van het ziekenhuis hebben een verklaring getekend waarin zij aangeven integer te handelen bij de uitvoering van hun functie.

Begin 2024 is het beleid ‘Governance financiële relaties zorgprofessionals en industrie’ geformaliseerd. Hierin zijn de verantwoordelijkheden beschreven waaraan medische specialisten zich moeten houden en is tevens navraag gedaan of zij hieraan voldoen.  Transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen moeten er toe bijdragen dat override of controls wordt gesignaleerd.

De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy en daarmee samenhangende reputatie heeft informatiebeveiliging een hoge prioriteit. Het RKZ acht door uitvoering en toetsing van dit beleid voldoende (interne) maatregelen te nemen om onrechtmatig handelen, lees fraude te minimaliseren.

Samenstelling Raad van Commissarissen

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Commissarissen zijn vastgelegd in het Reglement Raad van Commissarissen. Dit reglement geeft, samen met de statuten, inhoud aan het toezicht op en de samenwerking met de Raad van Bestuur en het functioneren van de Raad van Commissarissen zelf. De Raad van Commissarissen is in overeenstemming met de statuten samengesteld en bestaat uit tenminste vijf leden. In de algemene profielschets zijn de kwaliteiten en eigenschappen die van een lid van de Raad van Commissarissen mogen worden verwacht beschreven en integriteit en een onafhankelijke opstelling vormen daarbij de basis. De leden zijn afkomstig uit verschillende maatschappelijke sectoren en hebben in hoofd- en nevenfunctie(s) geen zakelijke binding of belangenverstrengeling met het Rode Kruis Ziekenhuis.

Voor de leden van de Raad van Commissarissen is een generiek profiel vastgelegd, met gewenste aandachtsgebieden zoals financiën, kwaliteit van zorg / medisch inhoudelijk, strategisch / juridisch, Governance en interne besturing en Hospitality. Voor een van de leden geldt een bindende voordracht door de Cliëntenraad. Voor 2 andere leden geldt een niet bindende voordracht vanuit respectievelijk de Ondernemingsraad en de Medische Staf. Bij de samenstelling is rekening gehouden met een spreiding van deskundigheid, maatschappelijke achtergrond, geslacht en culturele diversiteit. De verhouding vrouw / man binnen de Raad van Commissarissen van het Rode Kruis Ziekenhuis bedraagt eind 2023 40%. Bij de werving en selectie van nieuwe leden wordt de verhouding en diversiteit altijd in ogenschouw genomen, waarbij onder meer wordt gestreefd naar een aandeel van tenminste één derde vrouwen en één derde mannen.

De Raad van Commissarissen heeft een visie op toezicht vastgesteld. In deze visie op toezicht geeft de raad zijn visie op waarom, waartoe en hoe hij toezicht houdt. Deze visie vormt, samen met de statuten, het reglement Raad van Commissarissen, het reglement Raad van Bestuur en het Informatieprotocol, de basis voor de samenwerking tussen de Raad van Commissarissen, de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering. De visie stimuleert tot reflectie op en het gesprek over het functioneren en de onderlinge relatie tussen de bestuurders en toezichthouders.

De Raad van Commissarissen vervult de rol vanuit een onafhankelijke positie, zonder last of ruggenspraak en houdt daarbij integraal toezicht op de realisatie van de missie, visie en doelstellingen van het ziekenhuis, het beleid van de Raad van Bestuur, het functioneren van de leden van de Raad van Bestuur en de algemene gang van zaken in het ziekenhuis. De Raad van Commissarissen onderschrijft in zijn visie op toezicht de Governancecode Zorg 2022 en past de uitgangspunten van deze code toe.

In augustus 2023 is de heer Robert Kreis, voorzitter Kwaliteitscommissie, na het verstrijken van zijn tweede termijn afgetreden. De Raad van Commissarissen dankt hem hartelijk voor zijn kundige en enorm betrokken inzet. Om de ontstane vacature op te vullen is een wervings- en selectieproces voor een nieuwe voorzitter van de Kwaliteitscommissie opgestart, waarbij na het ontvangen van alle positieve adviezen van de gremia, Melvin Mac Gillavry per 1 oktober 2023 is benoemd tot lid Raad van Commissarissen en voorzitter van de Kwaliteitscommissie. Met zijn ervaring als Cardioloog en bestuurder is hij nauw betrokken bij het verbeteren van zorgprocessen en besturen van complexe samenwerkings- en veranderprocessen. De ambitie van Melvin om de vraag te blijven stellen hoe meerwaarde kan worden toegevoegd aan de zorg sluit helemaal aan bij de ambities van het RKZ

Vanwege een potentieel conflict of interest in verband met een nieuw te aanvaarden functie is Ferd Grapperhaus in januari 2023 tijdelijk teruggetreden als voorzitter van de Raad van Commissarissen. Susanne Stolte heeft de taken waargenomen en per 9 juni 2023 is Ferd Grapperhaus wederom benoemd als voorzitter van de Raad van Commissarissen. Op dat moment was het potentiele conflict of interest niet langer aan de orde.

dr. M.W. de Jong

Benoemd: 01-10-2020, Eerste termijn
Geslacht:                    Man
Geboortejaar:           1955
Nationaliteit:             Nederlandse
Aandachtsgebied:    Financieel
Bezoldiging:              € 17.840,-

Functie binnen Raad van Commissarissen:
Lid Raad van Commissarissen
Voorzitter Auditcommissie

Nevenfuncties:
Voorzitter Raad van Commissarissen HONK Huisartsenorganisatie Noord-Kennemerland
Lid Raad van Toezicht Kennemerhart Haarlem

S. Stolte

Benoemd: 01-01-2017, Tweede termijn
Geslacht:                    Vrouw
Geboortejaar:           1952
Nationaliteit:             Duitse
Aandachtsgebied:    Governance en Bestuur, HRM, Kwaliteit, Hospitality
Bezoldiging:              € 20.813,-

Functie binnen Raad van Commissarissen:
Vice Voorzitter Raad van Commissarissen
Lid Kwaliteitscommissie
Voorzitter Remuneratie Adviescommissie

Hoofdfunctie:
CEO Dennick BV
CEO Twiga Consult BV

Nevenfuncties:
Lid Raad van Toezicht en voorzitter Remuneratie Commissie Stichting The Hague & Partners
Mentor Startup Bootcamp Amsterdam
Strategisch Adviseur Protocolbureau & ISRM (Instituut voor Strategisch Relationmanagement)
Lid Supervisory Board AIMS school of Hospitality & Tourism, Bangalore, India
Lid Board of Governors EAHM – The Emirates Academy of Hospitality Management, Dubai, UAE

Bezoldiging Raad van Commissarissen

Voor hun activiteiten hebben de leden van de Raad van Commissarissen in 2023 een vacatie ontvangen, conform de in 2023 vastgestelde beloningsstructuur voor een klasse V zorginstelling en in overeenstemming met het Advies van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NTVZ) en de Wet Normering Topinkomens (WNT). Het vacatiegeld bedroeg in 2023 € 26.760 per jaar voor de voorzitter en voor de overige leden € 17.840 per jaar, ongeacht het aantal commissies.

Vergaderingen Raad van Commissarissen

Commissies

De Raad van Commissarissen kent drie commissies: de Auditcommissie, de Kwaliteitscommissie en de Remuneratie Adviescommissie. Alle commissies adviseren aan de Raad van Commissarissen.

De Auditcommissie richt zich specifiek op het financieel-economische beleid en de bedrijfsvoering in de gezondheidszorg. De commissie vergadert in aanwezigheid van de Raad van Bestuur en de Bestuurssecretaris. De Auditcommissie heeft in 2023 zes keer vergaderd. Daarbij was er aandacht voor onder andere de financiële resultaten van het ziekenhuis, de meerjaren (productie)afspraken met de zorgverzekeraars en de fiscale aandachtspunten. Door de Auditcommissie is intensief stilgestaan bij de financieringsovereenkomst voor de bouw van de Hotfloor. Begin 2023 is de tender voor een nieuw Accountant opgestart en per 1 juni 2023 is Accountant BDO benoemd in de Algemene Vergadering. Tevens is het Rode Kruis Ziekenhuis per februari 2023 overgegaan op Horizontaal Toezicht.

Minimaal twee keer per jaar sluit de externe accountant aan bij een overleg van de Raad van Commissarissen / Auditcommissie; bij de behandeling van de Jaarrekening, het Auditplan, de Begroting en de Management Letter.

De Kwaliteitscommissie richt zich specifiek op het beleid ten aanzien van kwaliteit en patiëntveiligheid en actuele thema’s. De commissie vergadert in aanwezigheid van de voorzitter van de Raad van Bestuur, de Bestuurssecretaris, de portefeuillehouder Kwaliteit & Veiligheid namens de Medische Staf en de Manager Kwaliteit & Patiëntveiligheid. Er hebben in 2023 drie vergaderingen van de Kwaliteitscommissie plaatsgevonden. Er is aandacht besteed aan de structurele en incidentele ontwikkelingen op het gebied van Kwaliteit en Patiëntveiligheid, samenwerking met en de bezoeken van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Tevens stonden de klachten, calamiteiten, Privacy & Security / implementatie van de NEN 7510, Individueel Functioneren Medisch Specialisten en de Net Promotor Scores centraal. Jaarlijks wordt het ziekenhuis twee maal geaudit op de ISO 90010:2015 en de NTA 8009:2018 door de certificerende organisatie DEKRA.

De Remuneratie Adviescommissie richt zich op de arbeidsvoorwaarden van de leden van de Raad van Bestuur, en diverse werkgeverszaken gerelateerd aan zowel de Raad van Bestuur als de Raad van Commissarissen. De commissie vergadert in aanwezigheid van de Raad van Bestuur en de Bestuurssecretaris. De Remuneratie Adviescommissie heeft in 2023 twee keer vergaderd. Tijdens deze vergadering is onder meer stilgestaan bij de personeelskrapte, het binden, boeien en opleiden van medewerkers en de invulling van het bestuur. Daarnaast is uitgebreid gesproken over de Zelfevaluatie van de Raad van Commissarissen en de Functioneringsgesprekken met de Raad van Bestuur.

Vergaderingen

Om te kunnen voldoen aan de toezichthoudende taken, wordt de Raad van Commissarissen in ieder geval periodiek tijdig en volledig geïnformeerd over de realisatie van de doelstellingen, eventuele risico’s verbonden aan activiteiten, de financiële verslaglegging, kwaliteit en veiligheid van zorg, de naleving van wet- en regelgeving, de verhouding met de belanghebbenden en het op passende wijze uitvoering geven aan de maatschappelijke doelstelling en verantwoordelijkheid van de organisatie. Conform de Governancecode Zorg 2022 wordt de Raad van Commissarissen geïnformeerd aan de hand van een informatieprotocol.

De Raad van Commissarissen heeft in 2023 zeven keer in aanwezigheid van de Raad van Bestuur en de aandeelhouder vergaderd. De vergaderingen tussen de Raad van Commissarissen en de Raad van Bestuur hebben in 2023 veelvuldig in het teken gestaan van bouw van de Hotfloor. De Business Case, financieringsovereenkomst, vergunningen en voortgangsrapportage Bouw werden continu besproken, waarbij de voortgang nauwlettend in de gaten werd gehouden. Als gevolg van de financieringsovereenkomst heeft in mei 2023 een statutenwijziging plaatsgevonden.

De Raad van Commissarissen gaat minimaal één keer per jaar in gesprek met de medezeggenschapsorganen. In 2023 was een afvaardiging van de Raad van Commissarissen twee keer aanwezig bij een Overlegvergadering met de Ondernemingsraad en daarnaast twee keer bij een vergadering met de Cliëntenraad en twee keer met de Verpleegkundige Advies Raad. Tijdens alle vergaderingen met de medezeggenschapsorganen is er in ruime mate aandacht geweest voor de situatie in het ziekenhuis, de werkdruk, de gezondheid van de medewerkers en uiteraard de bouw van de Hotfloor.

Jaarlijks evalueert de Raad van Commissarissen zijn functioneren, om de drie jaar met ondersteuning van een externe adviseur. In mei 2023 heeft de evaluatie plaatsgevonden, waarbij de Raad van Bestuur eveneens deels aanwezig was. De resultaten zijn vastgelegd en gedeeld met de Raad van Bestuur.

Alle vergaderingen van de Raad van Commissarissen en de diverse commissie vergaderingen werden zorgvuldig voorbereid door de Bestuurssecretaris, waarbij de Raad van Commissarissen zijn dank en waardering uitspreekt aan de Bestuurssecretaris voor haar goede ondersteuning.

Besluiten

Bij de beoordeling van de voorgenomen besluiten neemt de Raad van Commissarissen de volgende uitgangspunten in acht:

• De uitvoering van de zorgtaak, inclusief de kwaliteit van de uitvoering, moet ten allen tijde worden gewaarborgd (continuïteit).
• Het totaal van de activiteiten en projecten moet, vooral in organisatorische zin, beheersbaar zijn.
• De organisatie moet financieel gezond zijn, bovendien dient een continue proces van efficiencyverbetering te worden gewaarborgd.
• De agenda van de Raad van Commissarissen heeft deels een vast stramien waarbij jaarlijks de strategische koers, kwaliteit van zorg, financieel- en personeelsbeleid, bedrijfsvoering en algemene performance aan de orde komen.

In 2023 zijn door de Raad van Commissarissen onder meer de volgende besluiten goedgekeurd:

De Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen leggen via dit Jaarverslag verantwoording af over het integraal gevoerde beleid, de prestaties en het gevoerde toezicht.